Barman na wesele bez wpadek: 7 błędów, które pary młode popełniają najczęściej

Barman na wesele brzmi jak prosta sprawa. Dzwonisz, rezerwujesz termin, na sali staje drink bar na wesele i wszystko samo się kręci. W praktyce właśnie tu potrafi schować się sporo nerwów i nieporozumień. Źle dobrana usługa psuje tempo imprezy, podnosi koszt alkoholu na wesele i zostawia gorzki posmak. W tym tekście pokażemy, jakie wpadki pojawiają się najczęściej i jak ich sprytnie uniknąć, zanim podpiszesz umowę.

Dlaczego wybór barmana na wesele wpływa na całe przyjęcie?

Barman na wesele nie jest tylko dodatkową atrakcją. To osoba, która realnie wpływa na to, jak goście piją, w jakim tempie i z jakim nastrojem wracają na parkiet. Dobrze zorganizowany drink bar na wesele odciąża parę młodą, porządkuje temat alkoholu i przejmuje na siebie część odpowiedzialności za atmosferę.

Od wyboru ekipy barmańskiej zależy:

• czy goście będą stali w kolejkach, czy płynnie zamówią swój ulubiony koktajl
• czy alkohol na wesele wystarczy do końca, zamiast skończyć się o północy
• czy menu drinków będzie dopasowane do stylu imprezy i wieku gości

Gdy barman na wesele został wybrany bez wcześniejszego researchu i chwili zastanowienia, zaczynają się schody. Zbyt mała liczba barmanów, chaotyczna karta drinków, brak lodu w połowie nocy, nieporozumienia o to, co było w cenie. To wszystko odbija się na całym przyjęciu, nawet jeśli reszta jest dopięta na ostatni guzik.

8 błędów przy wyborze barmana na wesele

Poniżej znajdziesz osiem najczęstszych wpadek, które wracają w rozmowach z parami młodymi i w pytaniach zadawanych firmom barmańskim. Dobra wiadomość jest taka, że większości z nich da się łatwo uniknąć, jeśli wiesz, na co patrzeć.

Wybór tylko na podstawie ceny

„Bierzemy najtańszą opcję, bo przecież drink to drink”. Ten tekst pada częściej, niż myślisz. A potem okazuje się, że tania oferta oznacza krótszy czas pracy, bardzo okrojone menu drinków albo produkty, które mijają się z tym, co obiecano na początku.

Cena barmana na wesele wynika między innymi z:

• jakości alkoholi i dodatków
• liczby barmanów w ekipie
• czasu działania drink baru na weselu
• zakresu wyposażenia, czyli baru, szkła, lodu, dekoracji

Niska wycena jest oczywiście kusząca, ale powinna zapalić lampkę ostrzegawczą. Lepszy jest średni pułap cenowy z jasną, szczegółową ofertą niż najtańsza opcja bez konkretów.

Brak dokładnej weryfikacji oferty drink baru na wesele

Drugi klasyk to założenie, że „na pewno wszystko jest w pakiecie”. Potem po stronie pary młodej lądują dodatkowe koszty, o których nikt wcześniej nie wspominał.

Przy oglądaniu ofert zwróć uwagę, czy cena obejmuje:

• lód w odpowiedniej ilości
• szkło do drinków i kieliszki do shotów
• owoce, syropy, zioła i inne dodatki
• dojazd na miejsce wesela i powrót ekipy
• przygotowanie baru przed startem i sprzątanie po zakończeniu

Jeśli czegoś nie ma w opisie, lepiej dopytaj. Im mniej „oczywistości” w twojej głowie, tym mniej rozczarowań w dniu ślubu.

Ignorowanie liczby barmanów i czasu pracy przyjęcia

To jeden z tych błędów, które trudno naprawić już w trakcie wesela. Za mało barmanów przy dużej liczbie gości oznacza kolejki. Długi plan imprezy przy zbyt krótkim czasie pracy drink baru na weselu kończy się sfrustrowanymi gośćmi, którzy zostają z pustymi rękami, kiedy parkiet dopiero się rozkręca.

Warto dopytać:

• ilu barmanów będzie obsługiwać twoje wesele
• do jakiej liczby gości dana ekipa czuje się komfortowo przy jednym barze
• ile godzin trwa standardowy serwis i ile kosztuje każda kolejna godzina

Dobrze dopasowana liczba barmanów do liczby gości jest tak samo ważna jak ładne menu drinków. Może nawet bardziej.

Niewyjaśnione zasady dotyczące alkoholu i dodatków

„Myśleliśmy, że alkohol jest w cenie” vs. „myśleliśmy, że sami go kupicie”. Ten zgrzyt potrafi zepsuć nawet najlepszą współpracę.

Przed podjęciem decyzji ustal:

• czy firma zapewnia alkohol, czy tylko obsługę i dodatki
• jeśli kupujecie alkohol sami, to według jakiej listy i przelicznika
• jak jest rozliczany niewykorzystany alkohol na wesele, czy można go zwrócić do hurtowni
• kto odpowiada za napoje bezalkoholowe, syropy, owoce, zioła

Brak ustaleń w tym obszarze kończy się często albo niedoszacowaniem ilości, albo paletą butelek, które po weselu nie mieszczą się w piwnicy.

Brak dopasowania drink baru na wesele do gości i stylu imprezy

Czasem menu drinków wygląda obłędnie na zdjęciach, ale w praktyce niewiele osób ma odwagę cokolwiek z niego zamówić. Zbyt „wymyślne” koktajle albo wyłącznie bardzo wytrawne propozycje zwyczajnie nie trafiają w gust większości gości.

Z drugiej strony zdarza się, że drink bar na wesele oferuje jedynie podstawowe połączenia. Gin z tonikiem, wódka z colą, do tego może jedna słodsza propozycja. Menu jest poprawne, ale kompletnie nie wykorzystuje potencjału atrakcji.

Warto zadbać o:

• równowagę między klasykami a czymś bardziej oryginalnym
• przynajmniej kilka prostych, lekkich koktajli dla osób pijących rzadko
• wyraźną sekcję drinków bezalkoholowych

Jeśli dobrze znasz swoich gości, powiedz o tym barmanom. Łatwiej im wtedy zbudować menu, które naprawdę zadziała.

Pominięcie kwestii technicznych: bar, prąd, miejsce, szkło

To ten etap, na którym wiele osób wzdycha „o tym naprawdę nie pomyśleliśmy”. A jednak.

Przy planowaniu drink baru na wesele ustal koniecznie:

• gdzie dokładnie stanie bar i czy goście będą mieć do niego wygodny dostęp
• czy w pobliżu jest wystarczająca liczba gniazdek
• ile miejsca potrzeba na kolejkę i „rozpływ” ludzi po zamówieniu
• czy bar nie będzie kolidował z wejściem, wyjściem na taras lub parkietem

Osobny temat to szkło. Ustal, kto za nie odpowiada, w jaki sposób jest sprzątane w trakcie imprezy i co dzieje się w przypadku stłuczek. Brak ustaleń kończy się często nerwowymi rozmowami po weselu.

Niesprawdzenie opinii, doświadczenia i legalności firmy

Ładne zdjęcia z Instagrama potrafią oczarować, ale same w sobie nie są dowodem jakości. Zdarza się, że para rezerwuje barmana na wesele wyłącznie na tej podstawie, a dopiero później pyta o umowę, dane firmy, fakturę. Czasem już za późno.

Przed podjęciem decyzji sprawdź:

• opinie w kilku miejscach, nie tylko na stronie wykonawcy
• liczbę lat na rynku i doświadczenie w obsłudze wesel
• czy firma działa legalnie i wystawia fakturę lub paragon
• przykładowe realizacje z opisem zakresu usługi

Profesjonalny wykonawca nie będzie miał problemu, aby pokazać referencje i jasno opisać zasady współpracy.

Brak rozmowy o scenariuszach awaryjnych

Nikt nie lubi o tym myśleć, ale życie robi swoje. Choroba, awaria samochodu, problemy ze sprzętem. Jeśli scenariusze awaryjne nie zostały omówione wcześniej, w dniu wesela pozostaje jedynie nerwowe „co teraz”.

Podczas rozmowy zapytaj wprost:

• co się dzieje, gdy barman zachoruje albo nie może dojechać
• czy firma ma zastępstwo i jak szybko może je zorganizować
• jak wygląda procedura w przypadku awarii sprzętu barmańskiego
• jakie są zasady odwołania usługi z przyczyn niezależnych od stron

Jasne odpowiedzi na takie pytania dają poczucie, że nie jesteś zdany wyłącznie na szczęście.

Kiedy barman na wesele NIE jest idealnym rozwiązaniem?

Choć drink bar na wesele robi świetne wrażenie, są sytuacje, w których warto się zastanowić, czy to na pewno najlepsza opcja.

Jeśli organizujesz bardzo kameralne przyjęcie, na przykład dla trzydziestu kilku osób, a większość gości pije symbolicznie, może okazać się, że prosty kącik alkoholowy z winem i wódką w zupełności wystarczy. Podobnie bywa przy bardzo ograniczonym budżecie, w którym każda dodatkowa atrakcja mocno ściga się z podstawowymi wydatkami.

Są też przyjęcia, podczas których goście praktycznie nie sięgają po koktajle. Na przykład wesela mocno tradycyjne, z wyraźnym zwyczajem picia wódki przy stole. Wtedy pełnowymiarowy drink bar może się po prostu nie „rozpędzić”.

Opcją pośrednią bywa:

• mini bar samoobsługowy na kilka wybranych godzin
• prostsze menu z mniejszą liczbą alkoholi
• specjalna strefa koktajlowa otwarta tylko w określonym czasie

Dzięki temu goście nadal dostają efekt atrakcji, a budżet i logistyka nie wymykają się spod kontroli.

Barman na wesele bez stresu - jak może pomóc Oryginalny Bar?

Jeśli po tej lekturze masz wrażenie, że wybór barmana na wesele to mały projekt sam w sobie, to wcale nie jest zły wniosek. Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz ogarniać wszystkiego samodzielnie.

W Oryginalny Bar pomagamy parom młodym:

• dobrać format drink baru do liczby gości i stylu przyjęcia
• zaplanować menu tak, aby zadowoliło różnych gości, także tych niepijących
• policzyć realne zapotrzebowanie na alkohol na wesele
• dopiąć kwestie techniczne, od ustawienia baru po szkło i lód

Jeśli chcesz mieć drink bar na wesele, który robi efekt „wow”, a nie listę problemów do rozwiązania, odezwij się do nas z datą i liczbą gości. Resztę spokojnie zaplanujemy razem.

FAQ – najczęstsze pytania o barmana i drink bar na wesele

H3: Czy lepiej wziąć drink bar na wesele z alkoholem, czy kupić alkohol samodzielnie?

Oba rozwiązania mają sens, wszystko zależy od tego, jak bardzo chcesz się angażować w zakupy.

Pakiet z alkoholem:

• oszczędza czas, bo nie jeździsz po hurtowniach
• przerzuca odpowiedzialność za przelicznik na firmę barmańską
• często obejmuje też dodatki i napoje bezalkoholowe
  

Zakup alkoholu samodzielnie:

• daje pełną kontrolę nad markami i cenami
• bywa opłacalny, jeśli masz dobre źródło lub możliwość zwrotu nadwyżek

Najlepiej porównać oba warianty liczbowo. Firma, która ma doświadczenie, bez problemu przygotuje dwa scenariusze i pomoże podjąć decyzję.

H3: Ilu barmanów potrzeba na wesele 80, 120 i 150 osób?

W uproszczeniu można przyjąć, że:

• do około osiemdziesięciu gości wystarczy zwykle jeden barman z dobrze zorganizowanym barem
• przy stu, stu dwudziestu gościach warto rozważyć drugą osobę lub pomocnika
• przy stu pięćdziesięciu osobach i więcej bezpieczniej jest mieć dwóch barmanów obsługujących jeden większy bar lub dwa mniejsze stanowiska

To jednak tylko punkt wyjścia. Znaczenie ma także styl wesela, intensywność korzystania z drink baru i godziny pracy. Dobry wykonawca zaproponuje konfigurację po krótkiej rozmowie o waszych gościach.

Ile godzin powinien działać drink bar na weselu, żeby goście byli zadowoleni?

Najczęściej spotykany standard to około siedem, osiem godzin serwisu. Bar rusza zwykle po obiedzie lub po pierwszym tańcu i działa do późnej nocy.

Przy krótszym czasie goście mogą mieć poczucie niedosytu, szczególnie jeśli drink bar na wesele był mocno zapowiadany. Przy bardzo długim serwisie rośnie z kolei zużycie alkoholu i koszt obsługi. Dlatego warto przemyśleć, w których godzinach drink bar ma być najbardziej aktywny i dopasować do tego czas pracy ekipy.

Czy barman na wesele może obsłużyć plener albo namiot?

Tak, większość mobilnych barów jest przygotowana na pracę w plenerze lub w namiocie. Trzeba jednak spełnić kilka warunków. Najważniejsze to bezpieczny dostęp do prądu, odpowiednie podłoże pod bar oraz osłona przed deszczem i mocnym słońcem.

Przy weselu w plenerze warto omówić też temat temperatury i przechowywania lodu. To detale, które decydują o tym, czy koktajle będą wyglądać i smakować tak samo dobrze przez całą noc.

Jak wcześnie rezerwować barmana i drink bar na wesele?

W sezonie ślubnym najlepsze terminy potrafią znikać nawet z rocznym wyprzedzeniem, szczególnie w weekendy wiosenne i letnie. Rozsądnie jest pytać o dostępność barmana na wesele zaraz po zarezerwowaniu sali i zespołu lub DJ-a.

Poza sezonem, na przykład jesienią i zimą, czasem da się coś zorganizować szybciej, ale im później zaczniesz szukać, tym mniejszy wybór ekip i formatów drink baru. Odkładanie decyzji „na później” kończy się często koniecznością wzięcia tego, co zostało, a nie tego, co najbardziej pasuje do waszego wesela.